Mail Gönderirken Birini CC’ye Neden Koyarız?
Mail Gönderirken Birini CC’ye Neden Koyarız?
Öncelikle CC’nin ne anlama geldiğini konuşalım. Bir e-postadaki CC alanı Karbon Kopya anlamına gelir. Aslında, bir e-postadaki CC alanı, gönderenin, e-postanın “kime” alanındaki alıcı dışında birine, e-postanın “karbon kopyasını” göndermesine olanak tanır. Yani bir diğer deyişle e-postadaki CC alanı, alıcıları döngüde tutmanıza olanak tanır.
Bazı insanlar “nezaket kopyası” terimini kullanmayı tercih eder, ancak aynı şekilde sonuç aynıdır. E-postanızın CC formuna bir e-posta adresi yerleştirerek e-postanın gerçek bir kopyasını göndermiş olacaksınız. Bu, elbette, e-postayı asıl alıcı olarak bu adrese göndermeden yapılır.
CC Ne Zaman Kullanılır?
CC, hem zamandan tasarruf etmek hem de iletişimi geliştirmek için yararlı bir araç olsa da, bazı temel iletişim görgü kuralları gereği gibi dikkate alınmadan, genellikle çok özgürce kullanılır.
1-Alıcıları döngüde tutmak istediğinizde
İnsanları “döngü içinde” tutarken dikkatli olmalısınız. Aşırıya kaçarsanız, alıcılarınızı okumayacakları çok fazla e-posta ile doldurma riskiniz vardır.
Her alıcının gerçekten kopyalanması gerekip gerekmediğini düşünün. Örneğin;
- E-posta, ihtiyaç duydukları bilgileri içeriyor mu, yoksa gelen kutularına yeni bir e-posta mı ekliyorsunuz?
2-Bir kişiyi tanıtmak istediğinizde
Birini başka bir kişiyle tanıştırmak için e-posta gönderirken, daha sonra konuşmaya devam edebilmeleri için her iki tarafın da e-postayı görmesini istersiniz.
3-Bir yanıt veya eylem beklediğiniz zaman
Bu aşamada yalnızca bir yanıt veya doğrudan bir işlem beklemediğiniz CC’ye giren alıcıları göz önünde bulundurun. Aslında, çoğu e-posta alıcısı, yalnızca CC’ye sahip olmaları durumunda otomatik olarak herhangi bir işlem yapılması gerekmediğini varsayar. Bu yüzden bu duruma dikkat etmelisiniz.
4-Birini utandırmak veya bir noktayı kanıtlamak istediğinizde
İnsanların CC alanını alaycı nedenlerle kullanması alışılmadık bir durum değil. Şöyle düşünelim, örneğin patronunuzun kopyaladığı bir iş arkadaşınızdan öfkeli bir e-posta almış olabilirsiniz veya yaptığınız bir eylem için yöneticiniz tarafından çağrılmış ve ilgili yazışmalara zaten kopyalanmış olduklarını kanıtlamaya yönlendirilmiş olabilirsiniz.
Fakat her şeye rağmen şunu unutmamalısınız, pasif-agresif veya puanlama nedenleriyle CC’yi kullanmak iyi bir uygulama değildir ve yalnız bırakılmalıdır.
5-Birçok alıcıya kopyalamak istediğinizde
Bu noktada da dikkat etmeniz gereken detay, CC alanını aşırı doldurmamak, yeni bir e-posta açan herhangi bir alıcı için son derece rahatsız edici olabilir, bu nedenle ideal olarak CC alanını üç veya dört alıcıdan fazla tutmayın.
Peki bunlar profesyonel sebeplerken, birini CC’ ye koyma sebeplerini hiç kurumsal hayatta çalışanların akıllarından geçen gibi düşündünüz mü? Eğer bu açıdan düşünecek olursak, bu sebepler tüylerimizi diken diken ederken biraz da olsa yüzümüzü güldürebilir.
Bu sebeplerden bazılarına şu şekilde bakabiliriz;
- Daha sonra haberim yok deme diye,
- Çalıştığımı görmen için,
- Maildekiler korksun diye,
- Bir konuda seni suçlu hissettirmek için,
- Bir faydası olabilir diye ☺
Kaçınmanız Gereken CC Türleri
Kaçınmanız gereken birkaç CC’ci türü vardır. İşte bunlardan bazıları;
Sosyal Tembellik
Bu tipte olan kişiler size zar zor anlam ifade eden ve yalnızca birkaç kelime içeren e-postalar gönderirler. Aslında bakarsanız sosyal tembellik, CC’nin var olduğunu bile bilmiyor. Sorun da burada yatıyor. Sorular bağlamsız yanıtlanıyor veya soruluyor. Bu iletişim modeli son derece verimsizdir ve herkesin zamanını boşa harcar. Bu yüzden siz o kişi olmayın.
Büyük patron
Büyük Patron gerçek patron değil, sadece öyle olduklarını düşünüyorlar. Sıklıkla kendilerini kolluyorlar ve herkesi her e-postaya kopyalayarak herkesin her şeyi görmesini sağlayarak CC’yi bir silah olarak kullanıyorlar. Yine, bu en iyi uygulama değildir ve CC’yi bu şekilde kullanmaktan kaçınmalısınız. Akıllıca ve yalnızca üretken olduğunda kullanmalısınız.
En İyi Arkadaş Patron
En iyi arkadaş patron aslında patrondur, ama aynı zamanda da onlar sizin arkadaşınız olmak istiyorlar ve onların sadece takımın bir parçası olduklarını bilmenizi istiyorlar. Ekip ruhunu teşvik etmek ve kimsenin dışarıda bırakılmadığından emin olmak için herkes her e-postaya dahil edildiğinde de bu bir sorun haline geliyor. Gerçekte bu, ekipteki herkesin gereksiz e-postalar almasına ve hepsini sıralamak için zaman kaybetmesine yol açar. Bu yüzden işbirliğine dayalı bir çalışma kültürünü teşvik etmenin kesinlikle etkili yolları vardır, ancak unutulmamalıdır ki aşırı CC’leme bunlardan biri değildir.
Son olarak ve özetle;
Çoğumuz, çok fazla düşünmeden günlük e-posta yazışmalarımıza devam ediyoruz. Arkamızı kollamak ve herkesin olması gerekip gerekmediğini “döngü içinde” tutmasını sağlamak için CC’yi düzenli olarak kullanmalıyız.
Bu yazıdan sonra bir dahaki sefere bir e-posta oluşturduğunuzda, CC’nin yararlı mı yoksa gerekli mi olduğunu düşünmek için bir dakikanızı ayırın. Şunu unutmayın, CC çok kullanışlı bir araçtır ancak yalnızca dikkatli kullanıldığında.
