Markaların Görünürlüğü İçin Etkinlik Yönetimi

Etkinlik yönetimi, en heyecan verici kariyerlerden biridir. Ortalama bir etkinlik planlayıcısı, katılımcılar için harika bir deneyim yaratmaktan sorumlu olan meşgul bir kişidir. Etkinlik yönetimini sürdürmek için yaratıcılığı ve istekliliği varsa, o zaman pek çok işi de beraberinde var demektir. Hiç kendi başınıza etkinlik yönetimine girmeyi düşündünüz mü?

Heyecan verici bir kariyer seçimi, ancak aynı zamanda göz korkutucu da olabilir. Etkinlik yönetiminde başarılı olmak istiyorsanız ne yaptığınızı bildiğinizden emin olmalısınız. Çünkü bir etkinlik planlama işine başlarken dikkate alınması gereken çok şey vardır. İşinize nasıl başlayacağınızı anlamanıza yardımcı olmak için, başarılı bir etkinlik yönetimi nasıl yapılır detaylıca bahsedelim.

Sağlam İş Planı Oluşturun

İş kapsamınıza benzer başarılı planları ve işletmeleri araştırarak başlayabilirsiniz. Ardından etkinlik endüstrisindeki size rehberlik edebilecek diğer kişilere ulaşarak fikir alabilirsiniz. Daha önce bir iş planını görmemiş olsanız bile, başlamanıza yardımcı olabilecek birçok çevrimiçi kaynak ve şablon vardır. Ek olarak, işinizi büyütmek istediğinizde, her türlü yatırımı güvence altına almak için güncel bir iş planı hayati önem taşır. Aynı zamanda büyük bir etkinlik yapmak gibi bir niyetiniz varsa, plan oluşturmaya oldukça erken başlayın.

2- Doğru Bütçe Planlaması Yapın

İşletmeniz için bir web sitesi, kartvizitler, el ilanları ve diğer basılı bilgiler, dijital pazarlama ve çevrimiçi reklamlar, etkinliklere seyahat masrafları gibi ihtiyacınız olan her şeyi düşünün. Hiçbir ihtiyacınızı dışarıda bırakmayın. Nihayetinde para kazanmak için para harcamanız gerekecek. İlk aylardaki hedefiniz, müşteri tabanınızı mümkün olan en kısa sürede güvence altına almak olabilir. Bunun için unutulmaz etkinlikler yaratma vaadini yerine getirirseniz, müşterileriniz yanınızda kalacak ve sizi önerecektir. Sonuç olarak, pazarlama maliyetleriniz düşmeye başlayacak. Fakat bu sürece kadar ihtiyaçlarınızı planlarken bütçe hesaplamanızı da en doğru şekilde yapmanız gerekir.

3- Değişen Taleplere Açık Olun

Bazen yaptığınız planlar tam zamanında gerçekleşmeyebilir. Zaman içinde değişmeler veya gelişmeler meydana gelebilir. Size uyan zamanlarda karşı tarafın talepleri farklılık gösterebilir. Bu gibi durumlarda, etkinlik saatleri, yerleri veya etkinlik türüne bakmadan, esnek olduğunuzdan ve değişen talepleri karşılayabildiğinizden emin olarak, bunu karşı tarafa da yansıtmanız gerekebilir.

4- Etkinliğinizi Markalayın

Etkinliğinizin öne çıkmasını istiyorsanız, sizi rakiplerinizden ayıran ilgi çekici bir tema seçmeniz gerekir. Bu, dinamik bir genel tema bulmanız gerektiği ve özellikle çevrimiçi medyada önemli bir dikkat çekici olabileceği için asıl isme büyük özen göstermeniz gerektiği anlamına da gelir. Örneğin İsimler üzerinde çalışmalar yapın. Etkinlik ismi üzerine çalışma yaparken şunları düşünebilirsiniz:

Etkinliğiniz sektörünüzdeki diğer etkinliklerden nasıl farklı?
Bu etkinlikle neyi iletmeyi umuyorsunuz?
Etkinliğinizin ana bileşenleri neler?

Daha sonra bir slogan oluşturun. Bir isim bulduğunuzda, aynı zamanda bir slogan oluşturmaya çalışın. Bu etkinliği açıklayan kısa, akılda kalıcı bir marka sloganı olabilir. En son olarak bir logo tasarlayın. Böylece son adım, etkinliğinizi temsil edecek bir logo oluşturmak olacaktır. Bir logo etkili bir markalaşma aracı olabilir. Logo kullanımı tüm tanıtım ve promosyon ürünlerinizde, etkinliğinizin anında tanınmasını sağlar.

Etkinlik Yönetiminin 5C’si Nedir?

1-Konsept (Concept)

Başarılı bir etkinlik planlamanın ilk adımı etkinlik konseptidir. Etkinliğin ne için yapılacağını düşünün. Bunu düşünürken en iyi yollardan biri, şimdiye kadar düzenlenen en büyük konserler hakkında düşünmek olabilir. Etkinliğiniz bir konser olmasa bile, bu size etkinliğinizin katılımcılara nasıl hissettirmesini istediğinize dair bir fikir verebilir.

2-Koordinasyon (Coordination)

Bir programı nasıl doğru şekilde planlayacağınızı bildikten sonra, yani etkinliğinizi kavramsallaştırdıktan sonraki adım, onu koordine etmektir. Bu, etkinlik için bir tema veya genel fikir üretmekten, mekan ve dekorasyon seçimlerine, rezervasyon ve katılımcı bilgilerinden, etkinlik bütçesine karar vermeye kadar birçok içeriği kapsar.

3-Kontrol (Control)

Bu, etkinlik yönetiminin en çok gözden kaçan ve genellikle ihmal edilen aşamalarından biridir. En iyi şekilde, olayı gözden geçirirseniz daha sonra çıkabilecek sorunlardan önceden haberiniz olur. Sorun çıksın istemiyorsanız, etkinliğiniz için planladığınız her türlü içerik için her şeyin yolunda gittiğinden emin olmalısınız.

4- Doruk Noktası (Culmination)

Bu, olayın gerçekleştiği zamandır. Bu gün, sizin ve ekibinizin her şeyin zirvesinde olması gerektiği anlamına geliyor. Etkinliğe dahil olan herkes için bir güzergah geliştirmelisiniz. Katılımcıların etkinlik başlamadan önce mekana erişiminin olduğundan emin olmalısınız. Böylece etkinliği başlamadan önce ayarlayabilir ve muhtemelen provasını yapabilirsiniz. Olay ilerledikçe, güzergahın sürekli takip edildiğinden emin olmalısınız. Bir konuşmacı konuşuyorsa, ikinci konuşmacının konuşması için hazır olduğundan emin olmalısınız.

5-Kapanış (Closeout)

Etkinlik başarıyla sona erdiğinde, daha yapılacak işler vardır. Satıcılar, yemek tedarikçileri, konuşmacılar vb. İle yapılan tüm ödemelerin ve sözleşmelerin feshinin tamamlandığından emin olmalısınız. Ekibinize de geri bildirimde bulunmalısınız. Harika bir iş çıkardılarsa, onlara bildirin. Herhangi bir sorun varsa, bir sonraki etkinliğiniz için daha iyi bir iş çıkarabilmeleri için hemen ele alındığından emin olun. Ayrıca bir etkinlik yöneticisi olarak nasıl ilerlediğiniz konusunda geri bildirim isteyebilirsiniz.